Office Organising, c’est quoi?
Qu’est-ce que l’office organising?
Il s’agit du Home Organising adapté aux espaces de travail. L’Office Organiser peut prendre en charge des entreprises, de petites structures ou encore une personne désireuse d’établir son bureau/son atelier chez elle ou qui désire créer une réelle séparation encore sa vie professionnelle et sa vie privée alors qu’elle télé-travaille.
Pour moi, l’Office Organising se divise en deux parties:
La gestion administrative
L'”office organising” peut se limiter à la gestion administrative tant chez les particuliers que chez les professionnels. Je n’aime pas beaucoup le terme “limiter” car la masse de papier collectée peut être colossale.
La gestion administrative se divise en trois piliers:
- les papiers ou emails
- les fichiers physiques ou digitaux
- la méthode de classement
Il sera bon pour chaque papier ou email de se demander s’il peut être jetter ou effacer, s’il doit encore être traîté, si c’est un papier ou un email pour vous ou qui doit être adressé à quelqu’un d’autre ou s’il peut être classé. Et en terme de classement, devez-vous le garder à portée de main ou peut-il être archivé?
Il faut aussi définir une méthode de classement qui vous convienne, pour que vous puissiez vous y retrouver facilement et ce, tant dans vos papiers physiques (classeurs, dossiers suspendus, fardes, …) que dans vos documents digitaux (arborescence de vos fichiers) et vos emails.
Les objectifs de l'”office organising” sont multiples:
- le gain de temps (mais où ai-je mis la facture d’électricité?);
- le gain d’argent (il est bon de payer en temps utiles et d’éviter les frais de rappel);
- le gain d’efficacité et de productivité (toutes les personnes qui doivent avoir accès à un document savent où le trouver);
- éviter la perte d’information (mon employeur veut une copie de mon diplôme. Mais où est-il?);
- être plus serein (pas besoin de détailler, vous avez compris).
L’organisation de l’espace de travail
L'”office organising” est aussi une pratique visant à optimiser l’efficacité, la fonctionnalité et l’esthétique des espaces de travail, qu’ils soient à domicile ou en entreprise. Cette approche vise à créer des environnements de travail organisés et ergonomiques qui favorisent la productivité, la concentration et le bien-être des utilisateurs.
Voici quelques aspects généralement inclus dans l'”office organising” :
- Gestion du désordre: Tri, classement et organisation des documents, fournitures de bureau, équipements électroniques et autres objets présents dans l’espace de travail.
- Optimisation de l’espace: Aménagement de l’espace pour maximiser son utilisation et faciliter la circulation. Cela peut impliquer la disposition stratégique du mobilier, des équipements et des accessoires pour créer un flux de travail efficace.
- Ergonomie: Mise en place de postes de travail ergonomiques pour réduire les tensions musculaires, améliorer la posture et prévenir les blessures liées au travail.
- Gestion des câbles et de la technologie: Organisation des câbles électriques et des équipements électroniques pour éviter les enchevêtrements et les interférences, ainsi que pour garantir un accès facile aux appareils nécessaires.
- Stockage efficace: Utilisation de solutions de rangement appropriées, telles que des étagères, des armoires, des classeurs et des boîtes de rangement, pour maintenir un espace de travail ordonné et bien rangé.
- Personnalisation: Adaptation de l’espace de travail aux besoins et aux préférences individuelles des utilisateurs, en tenant compte de leur style de travail et de leurs activités professionnelles spécifiques.